CRM gratis en 2026: cuáles sirven de verdad y hasta dónde llegan

Los CRM gratis de verdad son tres: HubSpot, Zoho CRM y monday, los únicos del catálogo con plan gratuito permanente. Los tres guardan contactos, registran actividad y mueven oportunidades por un pipeline sin pedirte una tarjeta ni fecha de caducidad. Ninguno de los tres automatiza un seguimiento sin pagar. Casi todo lo demás que aparece al buscar «CRM gratis» es una prueba de 14 o 30 días.

Esa confusión es la que hace perder semanas de trabajo, porque los datos ya están cargados cuando llega el aviso de que la prueba termina. Tres cosas distintas se anuncian con la misma palabra.

Plan gratuito permanente. Funciona sin fecha de caducidad y sin tarjeta de crédito. Puedes quedarte ahí un año o cinco, y el día que pagues será porque necesitas algo más, no porque te hayan cortado el acceso.

Plan gratuito de escaparate. También es permanente, pero con topes tan bajos que en la práctica funciona como un formulario de registro. Aparece sobre todo en herramientas pequeñas que compiten por la palabra «gratis» y se abandonan en la segunda semana.

Prueba gratuita. Catorce, veintiún o treinta días con todo abierto. Al terminar, pagas o pierdes el acceso. Pipedrive da 14 días y Freshsales da 21. Los dos aparecen con frecuencia en listas de «CRM gratis» y no lo son.

No probamos ninguno de los tres gestionando ventas propias: comparamos los topes de cada plan y la documentación pública del proveedor, revisada el 14 de septiembre de 2026. Los 13 CRM analizados, gratuitos y de pago, están en la categoría de CRM.

El plan gratuito de HubSpot es el único de los tres que no te cobra por sumar gente. Puedes meter a los cinco vendedores, a la persona de marketing y a la de soporte sin pagar nada, con hasta un millón de contactos en la base. Para un negocio que hoy lleva sus clientes en una hoja de cálculo compartida, eso resuelve el problema completo.

Lo que entra sin pagar:

• Un pipeline de ventas visual, con las etapas que definas
• Registro automático en la ficha del contacto de los correos de Gmail y Outlook
• Formularios de captura de leads y chat en vivo
• Aplicación para iOS y para Android
• Informes básicos de actividad y de cierre
• Cinco plantillas de correo reutilizables

El techo no lo marca el tamaño del equipo. Lo marca el proceso.

Con un solo pipeline, un negocio que vende dos servicios con recorridos distintos tiene que meter ambos en el mismo embudo y acaba inventando etapas que sirven a medias para las dos cosas. Los formularios y los correos salen con la marca de HubSpot, algo que se nota cuando el destinatario es un cliente corporativo. Y no hay secuencias: cada seguimiento lo escribe una persona, a mano, o no se envía.

El primer plan de pago cuesta 20 dólares por usuario y mes, y ahí aparecen las secuencias, los pipelines adicionales y el soporte por correo y chat. El escalón siguiente es el que duele. Entre ese plan de entrada y el nivel Professional el precio se multiplica, y es la queja más repetida entre las empresas que crecieron dentro de HubSpot.

Zoho CRM regala buena parte de lo que HubSpot reserva para el plan de pago, y cobra por lo que HubSpot regala. Su edición gratuita admite tres usuarios y 5.000 registros entre contactos, leads y oportunidades. Dentro de ese corral funciona un CRM completo: leads con su propio estado, oportunidades con importe y fecha de cierre, tareas y llamadas asociadas al contacto, informes estándar y el correo conectado por IMAP.

El problema es el corral. Tres usuarios significa que la cuarta persona obliga a pagar, y esa cuarta persona llega antes de lo previsto, porque al CRM acaban entrando también quien administra y quien factura. Los 5.000 registros parecen muchos hasta que importas dos años de contactos fríos de una campaña y descubres que los leads cuentan igual que los clientes. El primer plan de pago cuesta 14 dólares por usuario y mes.

Hay un argumento a favor de Zoho que no depende del CRM. Si ya usas su contabilidad, su correo o sus proyectos, todas esas aplicaciones comparten la misma base de datos de clientes, y el paquete completo sale por 37 dólares por usuario y mes. Si lo único que necesitas es un CRM, ese argumento no aplica y la decisión se juega en otro terreno: cómo se ve el pipeline y cuánto tarda el equipo en adoptarlo, que es justo donde Pipedrive le saca ventaja en la comparativa entre los dos.

El plan gratuito de monday es el más pequeño de los tres y el más rápido de poner en marcha. Dos asientos, tres tableros, elementos ilimitados dentro de esos tableros y las aplicaciones de iOS y Android. Una persona sola, o dos socios, montan un pipeline de ventas en una tarde sin haber tocado un CRM antes.

Hay una distinción que cambia la decisión. monday no nació como CRM: es una plataforma de tableros que se puede moldear con forma de CRM, y el plan gratuito pertenece a esa plataforma general. El producto empaquetado que la empresa vende como monday CRM, con los campos de venta ya preparados y los paneles de previsión hechos, no tiene versión gratuita. Lo que sale gratis es el lienzo, no el CRM montado.

Para un autónomo con veinte clientes activos, eso basta y sobra. Para tres vendedores no llega, y el salto es más brusco de lo que parece: los planes de pago exigen un mínimo de tres asientos, así que no pasas de dos asientos gratis a tres, pasas de cero a tres facturados.

Los tres tienen la interfaz completa en español, incluidos los nombres de los campos y los correos automáticos que envían al contacto. La documentación también está traducida, aunque en Zoho y en monday el material más avanzado aparece primero en inglés y llega al español meses después.

La diferencia real está en el soporte. En los tres planes gratuitos la atención se limita a la base de conocimiento y al foro de la comunidad, sin canal directo, y eso vale igual para quien vende desde México que para quien vende desde España. Si necesitas que alguien te responda en tu idioma el martes por la tarde en que falla la importación de contactos, esa es la primera razón real para pasar a un plan de pago, por delante de las automatizaciones.

Dos detalles más pesan en Latinoamérica. El precio está siempre en dólares y se cobra en dólares, así que la cuota sube cuando sube el tipo de cambio, y un plan de 14 dólares no cuesta lo mismo en enero que en octubre. Y ninguno de los tres planes gratuitos emite facturas, de modo que la facturación con los requisitos fiscales de tu país seguirá viviendo fuera del CRM. Qué herramientas encajan mejor en la región está en la guía del mejor CRM para Latinoamérica.

Los tres funcionan en el navegador y no hay nada que instalar. Abres una cuenta con un correo y en diez minutos tienes contactos dentro. Los tres incluyen además aplicación para iOS y para Android en el plan gratuito, y desde el teléfono se consulta una ficha, se registra una llamada y se mueve una oportunidad de columna. Lo que casi nunca funciona bien en el móvil es la carga inicial de datos y la configuración de campos. Eso se hace sentado.

Si lo que buscas es descargar un CRM e instalarlo en tu propio servidor, la respuesta no está en esta lista. Esa es otra familia de software: el código abierto. Odoo en su edición Community incluye módulo de CRM y no cobra licencia, y ERPNext juega en el mismo terreno. Licencia gratuita no significa coste cero. Hay que pagar el servidor, las copias de seguridad, las actualizaciones y a alguien que sepa levantar el servicio cuando se caiga. Para un equipo de tres vendedores sin nadie técnico dentro, ese mantenimiento suele salir más caro que las cuotas que evita.

Guardar el contacto y mover la oportunidad por el pipeline es casi todo lo que hace un vendedor dentro del CRM en un día normal, y eso lo cubren los tres planes gratuitos sin recortes. Un equipo de una o dos personas con volumen bajo puede pasar años sin pagar nada.

La pared está en otro sitio.

Son tres funciones que llegan juntas y que ninguno de los tres planes gratuitos incluye. La secuencia de correos, que hace el seguimiento cuando nadie se acuerda de hacerlo. La regla de asignación, que manda el lead nuevo al vendedor que toca sin que alguien lo reparta a mano cada mañana. Y el informe propio, el que dice cuánto hay en cada etapa, qué se cayó y por qué. Con cinco vendedores haciendo seguimiento diario, esa pared llega en meses, no en años.

El orden en que se llega depende del CRM que elegiste, y por eso la elección importa incluso cuando todo es gratis. Con Zoho tropiezas primero con el número de usuarios. Con monday, antes todavía. Con HubSpot creces en personas todo lo que quieras y lo que te frena es el proceso: el día que necesitas dos embudos distintos o que el seguimiento salga solo.

De ahí sale una regla para elegir entre los tres sin probarlos todos. Si el equipo va a crecer en personas, empieza en HubSpot. Si no pasa de tres y quieres un CRM completo desde el primer día, Zoho. Si trabajas solo y lo que necesitas es ver tu embudo sin complicarte, monday.

El plan gratuito deja de compensar cuando el CRM pasa de ser un archivo de contactos a ser la herramienta con la que se cierra. En ese momento aparecen dos costes que no salen en ninguna comparativa. El primero es el trabajo manual que hace una persona porque la automatización está bloqueada. El segundo es la migración: cuando llevas un año de historial dentro, cambiar de herramienta deja de ser una decisión libre.

Entrar gratis es barato. Salir de ahí un año después, no lo es.

Por eso pagar poco desde el principio suele salir mejor que migrar a mitad de año. Estos son los planes de entrada más baratos entre los CRM del catálogo:

Precios de lista de cada proveedor, en dólares y antes de impuestos, revisados el 14 de septiembre de 2026. Varios descuentan el pago anual, así que la cifra mensual real puede ser menor si firmas un año.

El cálculo es concreto: ¿cuesta más el plan o lo que hoy hace una persona a mano? Con tres vendedores que pierden media hora al día persiguiendo seguimientos, 42 dólares al mes no es una decisión difícil. Si trabajas solo y cierras seis clientes al mes, el plan gratuito es la respuesta correcta y no hay nada que pensar. El resto de los criterios, tamaño de equipo, integraciones y tiempo de adopción, están en la guía para elegir un CRM para pymes.